naar twee benen in de klei."

Zin en onzin van strategiesessies op de hei.

Januari is bij een uitstek de strategiemaand en directies en managers hebben dan de neiging om de spreekwoordelijke hei op te gaan. Maar hebben strategiesessies op de hei nog wel zin?

Leidt een sessie op de hei tot heibel…

De start van het nieuwe jaar is een uitgelezen mogelijkheid om je strategie of doelen voor het aankomende jaar te bepalen of herijken. Wat willen we dit jaar bereiken? Wanneer is 2018 voor ons bedrijf of team succesvol? Dit soort vragen staan dan bijvoorbeeld centraal om met elkaar te beantwoorden. Maar heeft het zin om daarvoor ‘de hei’ op te gaan? De hei dan als een inspirerende werklocatie die buiten de dagelijkse werkomgeving is.

Uiteraard heeft een ‘heisessie’ zin. Het helpt om even los te weken van ingesleten verhoudingen en vastgeroeste denkpatronen. Door met elkaar de hei op te gaan organiseer je een frisse blik en het voorkomt dat je weer te snel in de waan van de dag wordt gezogen. Telefoontjes, appjes en mailtjes blijven op de hei net iets gemakkelijker onbeantwoord. Echter er zitten ook twee belangrijke risico’s aan vast.

Directies en managementteams hebben de neiging om zich (soms ongemerkt) gewichtig te gedragen en in een soort coconnetje zichzelf af te sluiten op de hei. Dat kan ervoor zorgen dat je teveel verliefd wordt op de eigen vondsten en minder goed open staat voor feedback en kritische geluiden van de eigen medewerkers. Je organiseert toch een soort van tunnelvisie.
En door jezelf zo op de hei af te zonderen van de rest van het bedrijf zorgt dit voor een wij-zij gevoel van afstand, en soms ook wantrouwen. ‘Wij zijn hier druk bezig om klanten te woord te staan en zij zitten op de hei lekker duur en belangrijk te doen met de strategie.’ Of dat mensen dan zeggen: ‘strategie is hier een hobby van het management, want wij merken er niks van’.
Daarom zoals vakcollega Gyuri Vergouw al mooi constateert in zijn laatste boek ‘De Management Monologen‘: “van drie dagen op de hei naar twee benen in de klei”. Zodat de spreekwoordelijke hei niet tot heibel leidt☺

‘De bodem van het zwembad raken’

Strategie draait vooral om executie. En Jim Collins verwoordde het al mooi dat executie draait om het principe “eerst wie dan wat”. Alvorens je een strategie gaat bedenken, kijk eerst met wie je dat wilt gaan doen, want anders is sowieso elk bedacht plan wishfull thinking en komt er van de executie niks terecht.
Ga daarom de werkvloer op, de klei in. Neem een logboekje of iPad mee en interview je collega’s. Waar lopen ze tegenaan in het bedienen van klantvragen? Waar lopen ze warm voor? Wat kunnen ze zelf prima oplossen en wat hebben ze ook nodig vanuit het management? En vooral: wie hebben zin, tijd en de kwaliteit om uit deze ideeën de rode lijn te halen en met acties aan de slag te gaan?

Van Dennis Lausberg, directeur bij Woonstad Rotterdam, leerde ik ooit: ‘we moeten de bodem van het zwembad raken’. Daarmee bedoelde hij dat het niet interessant is om in een trainingzaaltje langs de Kralingse Plas te praten over een strategisch doel als klantgerichter werken, maar ga dat gewoon uitvinden op de werkvloer in het dagelijkse contact met je klanten. Ga daarom de werkvloer op en leer de ideeën van je mensen kennen. Na de Kerstdagen en de Jaarwisseling is de frisheid, creativiteit en openheid in het denkvermogen enorm groot. Benut dat en tap daarop in! En als je de hei als directie of MT op gaat, doe dat max een dag. Het resultaat is dan een potloodschets of prototype van het strategisch plan, zodat je open blijft staan voor feedback.

Waarom is dit voor directies en managers vaak toch zo moeilijk?

Twee redenen: gewoontegedrag en controledrang.

Gewoontegedrag omdat ze zo in MBA’s en door vorige directies zijn opgevoed dat de directie de strategie moet bedenken. Zij zijn immers eindverantwoordelijk, dus zij moeten ook met alle oplossingen komen. Dit is dan een rotsvaste overtuiging die in de weg zit om het anders te doen. Alsof de strategie alleen voortkomt uit het meesterbrein van de CEO. Het is niet logisch, maar toch…je krijgt (vaak) het meeste betaald van het bedrijf, je zit aan de ‘top’, je hebt (huis)adviseurs om je heen, veel strategische informatie tot je beschikking, veel contacten met stakeholders, verwachtingen en belangen van je RvC of RvT enzovoort. Wie anders toch?

En daarnaast controledrang, want door al die gesprekken aan te gaan en ideeën uitwisseling op gang te brengen, dat wordt maar een rommelige boel. Wie gaat dat managen en coördineren en vooral: hoe gaan we hier dan vervolgens chocola van maken? Het is dan veel rustiger en gemakkelijker om met een clubje gelijkgestemden een plan te smeden, en het daarna aan de goegemeente te communiceren. Alhoewel vliegmaatschappij Southwest Airlines daar een interessante kijk op heeft, hun pleidooi is namelijk: ‘Our strategic plan is called doing things’. Doe niet zo belangrijk en gewichtig met een strategisch plan, maar ga gewoon aan de slag met je mensen om het verschil te maken naar klanten.

Als je nu als directeur of manager tot het inzicht komt dat die heisessies inderdaad zijn doel voorbij zijn geschoten. Organiseer dan bijvoorbeeld in de eerste weken van januari lunch- of pizzasessies, waarbij je mensen uitnodigt hun ideeën voor 2018 met jou te delen. En gebruik die momenten ook om jouw ideeën bij hen te toetsen en daarop feedback te krijgen. Op deze manier organiseer je op een laagdrempelige manier tweerichtingsverkeer.

Ga met de bus langs je belangrijkste klanten!

En als je het echt aandurft om het anders te doen: Regel een bus en ga met je collega’s op bezoek bij je belangrijkste klanten en stakeholders. Een busreisje voelt als een schoolreisje, dus het is al een feestje op zichzelf om het nieuwe jaar zo te beginnen. En als je dan bij je klant bent, dan zeg je: “Ik kom je een mooi nieuw jaar wensen EN wat zijn je wensen voor het nieuwe jaar?” Op deze manier scoor je op drie manieren:
1. Je mensen zijn blij door het bijzondere effect van zo’n busreis.
2. Je klanten zijn blij verrast met de aandacht die ze zo krijgen.
3. Je gaat naar huis met nieuwe inzichten.

Betere start van het nieuwe jaar kan toch niet?

Hier het fragment naar mijn rubriek over dit onderwerp bij BNR Nieuwsradio.

Deze column verscheen eerder op www.managementsite.nl