Move before you're ready? Weet dan waar je 'ja' tegen zegt

23/10/2017

Veel leidinggevenden streven een ‘cultuur’ van continu verbeteren na. Hoe je dit bereikt beschrijf ik in mijn boek Move before you’re ready (MBYR).

 

Move before you’re ready is een mindset om niet oeverloos te overleggen over een plan van aanpak (hoe je bijvoorbeeld zo’n cultuur implementeert), maar versneld in beweging te komen door vanuit een aanstekelijke ambitie in kleine stappen uit te proberen. ‘Lets move into action before its figured out’ in woorden van Otto Scharmer.

 

Street credibility

 

Tegelijkertijd is dat gemakkelijker gezegd dan gedaan. Nogal vaak kondigen leidinggevenden met goede intenties aan dat om als bedrijf wendbaarder en vernieuwender te worden continu verbeteren gewenst is. Terwijl hun eigen voorbeeldgedrag een enorme bliksemafleider is. Bijvoorbeeld bij een zakelijke dienstverlener zegt de directeur dat ‘continu verbeteren de nieuwe manier van werken is’ en het ‘werken met een weekstart en visueel prestatiebord een vast onderdeel zijn’. Uiteindelijk doen bijna alle teams deze manier van werken, behalve het directieteam zelf. Doordat de talk niet aansluit op de walk loopt de ‘street credibility’ van het directieteam een flinke deuk op. Bij nieuwe veranderboodschappen die een andere manier van werken vragen zullen mensen deze een stuk sceptischer ontvangen. ‘Ja continu verbeteren klinkt leuk hoor, straks komt er weer een nieuwe hype, eerst wil ik zien of de directie het zelf ook doet.

Het enige wat top-down werkt is voorbeeldgedrag

 

Daarom: Weet waar je ‘ja’ tegen zegt. Continu verbeteren is tegenwoordig populair om te roepen, maar realiseer je wat dit voor je eigen mindset en gedrag betekent. Begin er anders niet aan, het is simpelweg verspilde tijd en moeite. Als leidinggevende (en helemaal als adviseur) moet je bereid zijn met de billen te bloot gaan. Een nieuwe manier van werken voor elkaar krijgen is namelijk knokken en knoeien, want in de praktijk botst het aan belangen, processen en groepsdynamieken. Een gouden succesformule bestaat er niet. Durf daarom je handen vies te maken. Het enige wat top-down echt werkt is je eigen voorbeeldgedrag. Als je een cultuur van continu verbeteren ambieert, krijg dus dat gedrag eerst zelf onder de knie, en doe daarna pas een beroep op de medewerkers.

 

Tempo maken boven volledig willen zijn

 

MBYR is dan een mindset die je helpt om versneld in beweging te komen. Niet jezelf laten verleiden om vooraf alles in de details uit te denken, want je beschikt nu eenmaal niet over een glazen bol om een succesvolle aanpak te voorspellen. Bij de Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht werken ze daarom bijvoorbeeld met het uitgangspunt tempo boven accuratesse. Met elkaar wilden ze een nieuwe werkcontext van de grond af opbouwen, zonder te verzanden in gedetailleerde plannenmakerij. Dit uitgangspunt hielp om snel aan de slag te gaan onder het mom van ‘doen is de beste manier van denken’ en de praktijk te gebruiken om het veranderplan steeds bij te schaven. Dit principe is een belangrijk vertrekpunt om niet een plan van aanpak helemaal uit te dokteren, maar ‘onaf’ aan de slag te gaan.

Het bovenstaande kan impliceren dat ik als schrijver en veranderkundige dit principe goed in de vingers heb. Nou, ik kan verzekeren dat dit geenszins het geval is en het constant bewustwording vraagt om hierop scherp te blijven. 

 

Met mijn billen bloot

 

Recent deed ik samen met twee acteurs een theatrale interventie bij een vastgoedbedrijf. Het doel was om de huidige manier van samenwerken beeld en geluid te geven. De werkvorm was regietheater, waarbij mensen zelf regisseur zijn en de acteurs aansturen om de huidige situatie goed te verbeelden zodat het zo herkenbaar mogelijk is. Vooraf wilde ik – in mijn rol als procesbegeleider – in het kader van zekerheid de instructies voor de groep doorlopen. Het hele doel van de oefening is ruimte geven om te improviseren en dat men snel in beweging komt. Mijn eerste neiging – in tegenstelling tot mijn voornemen om tempo te maken boven volledig te willen te zijn – was toch om alle instructies in detail scherp te hebben en die vooraf met de groep te delen. Onbedoeld zou dit als effect hebben dat de groep door de overload aan instructies eerder dicht zou klappen en zich geremd zouden voelen om snel in de ‘regisseursrol’ te stappen. De feedback van de acteurs naar mij was om juist zoveel mogelijk do’s (energie, enthousiasme, durf te delen) en zo min mogelijk don’ts (wat niet mag) te communiceren. En zo kort en simpel mogelijk te zijn bij de start. ‘We gaan werken met een voor jullie herkenbare situatie. Acteurs spelen dit uit en hebben jullie input nodig. Op basis van wat jullie vertellen spelen ze de situatie en gaan we fijn slijpen.’ Vervolgens gingen de acteurs uitspelen en moest ik mijn neiging om alle vervolguitleg te geven in mijn broekzak houden, zodat mensen snel de situatie konden beleven en instappen. Nadien mochten ze ingrijpen, aansturen, bijschaven, improviseren en zelfs de rol van de acteurs overnemen. En dat gebeurde.

 

Gemakkelijker voelen in ongemakkelijke situaties

 

Zeg je ‘ja’ tegen MBYR dan betekent het ook ja zeggen tegen ongemak en tegenspraak. Het voelt namelijk vaak ongemakkelijk en tegenstrijdig, want je wilt een zeker en volledig gevoel hebben alvorens je een nieuwe actie of interventie start (althans ik). Juist deze neiging moet je onderdrukken om het gemakkelijker te maken versneld een beweging op te starten. Weet dus dat MBYR ook betekent dat je gemakkelijker moet gaan voelen in ongemakkelijke situaties. Onderdruk je neiging om volledig te willen zijn, maar stel je ook open op voor tegenspraak en feedback. Een nieuwe manier van werken zoals continu verbeteren bewijs je namelijk concreet in de praktijk. Je eigen voorbeeldgedrag zet de toon, want anders ben je het perfecte excuus voor anderen om altijd met de vinger te wijzen en smoor je de gewenste beweging in de kiem. Spreekt MBYR je aan? Weet dan dus waar je ‘ja’ tegen zegt.

 

Deze column verscheen eerder op www.managementboek.nl